김승훈의 사내근로복지기금이야기 제1669호(20120207)

사내근로복지기금에서는 기업복지업무를 담당하기에 직간접적으로 종업원들에 대한 개인정보들을 많이 접하게 되고 관련정보들을 필요한 기간동안 수집하여 보관하게 됩니다. 경조비지원이나 장례비지원, 단체상해보험지원, 장학금 또는 학자금지원, 여행비지원, 의료비지원, 콘도이용지원 등 각종 복리후생사업을 집행하면서 종업원들의 신분을 확인하기 위해 주민등록등본이나 가족관계부, 신분증 사본을 제출받는데 여기에는 종업원 본인의 성명과 주소, 주민등록번호, 연락처 등을 신청서의  필요기재사항으로 되어 있기에 업무담당자들은 본의 아니게  관련정보를 빈번히 접할 수 밖에 없습니다.

또한 종업원대부사업을 수행하면서 증빙서류로 제출받는 자료 속에서도 좀 더  구체적이고 자세한 개인정보와 사생활에 관한 개인별 사항들을 접하게 됩니다. 무주택임을 증명하기 위해서는 주민등록등본이나 가족현황, 주소, 휴대폰번호 등이 들어가고 주택매매계약서나 주택임대차계약서를 보면 종업원들의 주택소유 형태(자가, 임차 등) 등 개인 재상상태까지 파악할 수 있습니다.

또한 경조비나 의료비지원의 경우는 혼인관계나 가족관계, 가족사 등 민감한 질병 가족력 관계까지 본의 아니게 알게 되어지므로 사내근로복지기금 담당자나 기업복지업무 담당자는 회사내 다른 그 어느 업무보다도 업무상 알게된 정보를 지켜줄 수있는 입이 가볍지 않고 신뢰감을 줄 수 있는 사람이 맡아야 한다는 제 개인의 소신입니다.

지난 2011년 3월 29일 개인정보의 수집·유출·오용·남용으로부터 사생활의 비밀 등을 보호함으로써 국민의 권리와 이익을 증진하고, 나아가 개인의 존엄과 가치를 구현하기 위하여 개인정보 처리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 하는 '개인정보 보호법'이 제정되어 6개월이 경과된 2011년 9월 30일부터 시행되어 오고 있어 종업원들의 개인정보를 업무상 많이 다루게 되는 우리 사내근로복지기금 실무자들은 이에 대한 관심과 각별한 주의를 기울여야 합니다. 

우선 종업원들의 개인정보자료들을 활용하려면 종업원들의 정보이용에 관한 개별적인 동의가 있어야 하므로 신청서를 징구시 개인정보 이용에 관한 동의 문구를 두어야 합니다. 또 목적 외에 사용이나 활용을 금하고 각종 지원서류나 주택구입자금이나 주택임차자금, 생활안정자금, 학자금 등의 대부서류들도 전액상환 후 보존기간 경과시 관련서류들의 폐기조치를 반드시 빠뜨리지 않고 제때 하여야 합니다. 시간이 흐를수록 업무가 복잡해지고 업무에 대한 후속책임도 더 많아지고 벌칙 또한 강화되어가고 있음을 느낍니다. 

카페지기 김승훈